Eine Bestellung per Klick, ein unterschriebenes PDF per E-Mail oder eine Signatur über einen Link: Viele alltägliche Vertragsprozesse verwenden eine einfache elektronische Signatur (EES). Sie ist leicht zugänglich und kann Medienbrüche vermeiden. Rechtlich ist jedoch nicht allein entscheidend, ob ein Dokument sichtbar „unterschrieben“ wurde.

Ob eine EES genügt, hängt vor allem von drei Fragen ab: Gibt es eine gesetzliche Formvorgabe? Haben die Parteien selbst eine bestimmte Form vereinbart? Und wie hoch ist das Risiko, dass Abschluss, Inhalt oder Urheberschaft später bestritten werden?

Was ist eine einfache elektronische Signatur?

Die eIDAS-Verordnung definiert eine elektronische Signatur als elektronische Daten, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden sind und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet. Die EES ist dabei die niedrigste der drei in der eIDAS-Systematik unterschiedenen Signaturstufen:

• einfache elektronische Signatur (EES),
• fortgeschrittene elektronische Signatur (FES),
• qualifizierte elektronische Signatur (QES).

Für eine EES gelten nicht die besonderen technischen und organisatorischen Anforderungen einer FES oder QES. Typische Erscheinungsformen sind:

• ein eingetippter Name am Ende einer E-Mail,
• eine eingescannte Unterschrift in einem PDF,
• eine mit Maus oder Touchscreen gezeichnete Unterschrift,
• die Bestätigung über eine Schaltfläche wie „Vertrag verbindlich abschließen“,
• eine Signatur über einen individuell versendeten Link.

Nicht jede dieser Varianten liefert gleich gute Beweise. Eine frei in ein PDF eingefügte Bilddatei lässt sich leichter kopieren als eine Signatur, die mit einem dokumentierten Authentifizierungs- und Freigabeprozess verbunden ist. Beide können dennoch als EES einzuordnen sein.

Grundsatz: Viele Verträge sind formfrei

Nach deutschem Zivilrecht können zahlreiche Verträge grundsätzlich formfrei geschlossen werden. Eine Vereinbarung kann daher mündlich, per E-Mail, durch schlüssiges Verhalten oder über einen digitalen Prozess zustande kommen. Wo das Gesetz keine besondere Form verlangt, kann eine EES regelmäßig zur Abgabe und Dokumentation der Vertragserklärung eingesetzt werden.

Das betrifft beispielsweise häufig:

• Angebote und Auftragsbestätigungen,
• Kauf- und Dienstleistungsverträge,
• gewöhnliche B2B-Rahmenvereinbarungen,
• Vertraulichkeitsvereinbarungen,
• Freigaben und Genehmigungen,
• Übergabe- oder Abnahmeprotokolle,
• Einwilligungen, soweit keine speziellere Form vorgeschrieben ist.

„Formfrei“ bedeutet allerdings nicht „ohne rechtliche Anforderungen“. Ein Vertrag benötigt weiterhin übereinstimmende Willenserklärungen und einen hinreichend bestimmten Inhalt. Im Streitfall muss außerdem nachvollziehbar sein, wer welche Erklärung zu welchem Dokument abgegeben hat.

Wann eine EES in der Praxis meist ausreicht

Eine EES ist besonders naheliegend, wenn keine gesetzliche oder vertragliche Formvorgabe besteht und das wirtschaftliche sowie rechtliche Risiko überschaubar ist.

Ein Beispiel ist ein Angebot eines Handwerksbetriebs, das ein Kunde über einen persönlichen Link annimmt. Der Prozess dokumentiert das vorgelegte PDF, die Annahmeerklärung, Datum und Uhrzeit sowie die verwendete E-Mail-Adresse. Besteht keine besondere Formpflicht, kann die EES den Vertragsschluss zweckmäßig abbilden.

Ähnliches gilt für eine Vertraulichkeitsvereinbarung zwischen zwei Unternehmen. Wird die Identität der handelnden Personen bereits durch die laufende Geschäftsbeziehung, Unternehmens-E-Mail-Adressen und bekannte Ansprechpartner gestützt, kann eine EES angemessen sein. Bei besonders sensiblen Informationen, hohen Vertragsstrafen oder unbekannten Gegenparteien kann dagegen eine FES oder QES sinnvoller sein.

Für die Auswahl sollten Unternehmen insbesondere prüfen:

• Besteht eine gesetzliche Formvorschrift?
• Verlangt der Vertrag selbst Schriftform oder eine bestimmte Signaturstufe?
• Wie zuverlässig wurde die unterzeichnende Person identifiziert?
• Lässt sich die unterzeichnete Dokumentversion eindeutig bestimmen?
• Wie wahrscheinlich ist ein späteres Bestreiten?
• Welche finanziellen, regulatorischen oder betrieblichen Folgen hätte ein unwirksamer Vertrag?

Wo die EES nicht genügt

Eine EES ersetzt nicht automatisch eine gesetzlich vorgeschriebene Schriftform. Nach deutschem Recht setzt die elektronische Form, die an die Stelle der Schriftform treten soll, grundsätzlich eine QES voraus. Das folgt insbesondere aus § 126a BGB. Eine eingescannte oder auf dem Bildschirm gezeichnete Unterschrift erfüllt diese Anforderungen nicht.

Zudem kann das Gesetz die elektronische Form vollständig ausschließen. Beispiele sind:

• die Kündigung oder der Aufhebungsvertrag eines Arbeitsverhältnisses nach § 623 BGB,
• die Bürgschaftserklärung, soweit § 766 BGB die elektronische Form ausschließt,
• Rechtsgeschäfte, für die eine notarielle Beurkundung erforderlich ist, etwa ein Grundstückskaufvertrag.

Bei befristeten Arbeitsverträgen ist die gesetzliche Formvorgabe ebenfalls gesondert zu beachten. Ist Schriftform vorgeschrieben und die elektronische Form nicht ausgeschlossen, kommt grundsätzlich eine QES als elektronischer Ersatz in Betracht; eine EES reicht dafür nicht.

Auch außerhalb gesetzlicher Formpflichten können die Parteien vertraglich eine bestimmte Form festlegen. Eine Klausel wie „Änderungen bedürfen der Schriftform“ muss im Kontext des gesamten Vertrags ausgelegt werden. Unternehmen sollten nicht ohne Prüfung annehmen, dass jede elektronische Bestätigung diese vereinbarte Form erfüllt.

Rechtswirkung ist nicht dasselbe wie Beweisstärke

Nach Artikel 25 Absatz 1 eIDAS darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist oder nicht die Anforderungen einer QES erfüllt. Daraus folgt jedoch nicht, dass jede EES dieselbe Beweiskraft besitzt.

Nur die QES hat nach Artikel 25 Absatz 2 eIDAS ausdrücklich die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Bei einer EES wird im Streitfall anhand der konkreten Umstände bewertet, ob die Erklärung einer bestimmten Person zugerechnet werden kann und ob das Dokument nachträglich verändert wurde.

Ein bloßes Unterschriftsbild beweist für sich genommen wenig. Aussagekräftiger ist ein zusammenhängender Nachweis, der beispielsweise enthält:

• die eindeutige Dokumentversion oder deren Hashwert,
• Datum und Uhrzeit der einzelnen Prozessschritte,
• Versand- und Empfängeradresse,
• Authentifizierungsschritte wie Einmalcodes,
• Erklärungen und aktiv bestätigte Kontrollkästchen,
• den Abschlussstatus und die bereitgestellte Vertragskopie,
• ein manipulationsgeschütztes Audit-Trail.

Ein Audit-Trail macht aus einer EES keine FES oder QES. Er kann aber die Nachvollziehbarkeit und damit den praktischen Beweiswert deutlich verbessern.

Risikobasiert die passende Signaturstufe wählen

Die Signaturstufe sollte nicht pauschal für alle Dokumente festgelegt werden. Ein risikobasiertes Modell ordnet Dokumenttypen nach Formpflicht, Identitätsrisiko, Änderungsrisiko und möglicher Schadenshöhe ein.

Eine mögliche interne Einteilung lautet:

• EES: formfreie Standardverträge mit bekannten Geschäftspartnern und begrenztem Risiko,
• FES: formfreie, aber beweisrelevante Vereinbarungen mit erhöhtem Bedarf an Identitäts- und Integritätsschutz,
• QES: Dokumente, bei denen gesetzliche Schriftform elektronisch ersetzt werden soll, oder Vorgänge mit besonders hohen Nachweisanforderungen,
• Papier oder notarielle Form: Fälle, in denen die elektronische Form ausgeschlossen ist oder eine Beurkundung verlangt wird.

Dabei ist „mehr“ nicht automatisch „besser“. Eine unnötig aufwendige Identifizierung kann Abschlussquoten senken und zusätzliche personenbezogene Daten erzeugen. Umgekehrt kann ein zu schwacher Prozess bei wichtigen Verträgen zu vermeidbaren Beweisproblemen führen.

DSGVO und Aufbewahrung mitdenken

Elektronische Signaturprozesse verarbeiten regelmäßig personenbezogene Daten, etwa Namen, E-Mail-Adressen, Zeitstempel, IP-Adressen oder Authentifizierungsdaten. Verantwortliche benötigen dafür eine tragfähige Rechtsgrundlage und müssen die Grundsätze der DSGVO beachten.

Relevant sind insbesondere:

• Datenminimierung: nur für Vertragsschluss und Nachweis erforderliche Daten erfassen,
• Transparenz: betroffene Personen verständlich über die Verarbeitung informieren,
• Auftragsverarbeitung: Verträge mit eingesetzten Signaturdienstleistern prüfen,
• Zugriffsschutz: Vertragsunterlagen und Nachweise rollenbasiert absichern,
• Lösch- und Aufbewahrungskonzepte: gesetzliche Pflichten und Verjährungsrisiken berücksichtigen,
• Drittlandtransfers: Speicherorte und eingesetzte Unterauftragnehmer kontrollieren.

IP-Adressen oder Geräteinformationen sollten nicht vorsorglich unbegrenzt gespeichert werden. Welche Nachweisdaten erforderlich sind und wie lange sie benötigt werden, ist anhand des jeweiligen Vertragsprozesses festzulegen.

Fazit

Die einfache elektronische Signatur reicht für viele alltägliche Verträge aus, wenn diese keiner gesetzlichen oder wirksam vereinbarten besonderen Form unterliegen. Ihre praktische Eignung hängt jedoch wesentlich davon ab, wie zuverlässig Identität, Erklärungsinhalt, Dokumentversion und Zeitpunkt dokumentiert werden.

Unternehmen sollten deshalb nicht nur eine Signaturgrafik betrachten, sondern den gesamten Abschlussprozess. Eine dokumentierte EES kann für formfreie Standardfälle angemessen sein. Bei gesetzlicher Schriftform, hohem Bestreitensrisiko oder weitreichenden Folgen ist eine FES, eine QES oder eine nicht elektronische Form zu prüfen. Die Einordnung des konkreten Einzelfalls bleibt eine rechtliche Bewertung und sollte bei Zweifeln fachkundig geklärt werden.