Datenschutzerklärung
Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung von E-Signing.io verarbeitet werden, zu welchen Zwecken das geschieht und welche Rechte dir zustehen.
Stand: Juli 2026
1. Verantwortlicher
Vertreten durch Tristan Craemer. Anfragen zum Datenschutz: datenschutz@e-signing.io. Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt, da die gesetzlichen Schwellenwerte nicht erreicht werden.
2. Zwei Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter
Für die Daten unserer Kundinnen und Kunden (Konto, Abrechnung, Support) sind wir Verantwortlicher. Für die Inhalte, die du in E-Signing.io einstellst — Dokumente, Empfängerdaten, Anhänge — handeln wir ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und nur auf deine Weisung. Die Einzelheiten regelt unsere Auftragsverarbeitungsvereinbarung.
3. Verarbeitete Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen
- Name
- E-Mail-Adresse
- Passwort-Hash
- Rolle im Workspace
- Firmendaten
- Zweck:
- Bereitstellung des Nutzerkontos, Zugriffssteuerung und Abrechnung
- Rechtsgrundlage:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
- Speicherdauer:
- Bis zur Löschung des Kontos, danach unverzüglich gelöscht
- Inhalte
- Bilder und Logos
- Felddefinitionen
- Zahlungspläne
- Zweck:
- Erstellung, Versand und Signatur der von dir eingestellten Dokumente
- Rechtsgrundlage:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Auftrag nach Art. 28 DSGVO
- Speicherdauer:
- Bis zur Löschung durch dich bzw. Ende des Vertrags
- Name
- E-Mail-Adresse
- Mobilnummer
- Gruppenzuordnung
- Zweck:
- Zustellung der Signaturlinks per E-Mail und SMS
- Rechtsgrundlage:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Auftrag nach Art. 28 DSGVO
- Speicherdauer:
- Bis zur Löschung durch dich bzw. Ende des Vertrags
- Zeitpunkte von Aufruf, Öffnung und Unterschrift
- gehashte IP-Adresse (kein Klartext)
- User-Agent
- Bestätigung des Einmal-Codes (maskiertes Ziel)
- SHA-256-Prüfsumme und Zeitstempel des finalen PDFs
- Zweck:
- Beweissicherung der Unterschrift (Audit-Trail) und Integritätsnachweis
- Rechtsgrundlage:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (Nachweisbarkeit der Signatur)
- Speicherdauer:
- Für die Dauer der Aufbewahrung des signierten Dokuments; Nachweise werden nicht nachträglich verändert
- Hochgeladene Dateien bis 25 MB
- Dateiname, Größe, Upload-Zeitpunkt
- Zweck:
- Beifügung angeforderter Nachweise zum signierten Dokument
- Rechtsgrundlage:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Auftrag nach Art. 28 DSGVO
- Speicherdauer:
- Bis zur Löschung des zugehörigen Vorgangs
- Aufrufe von Kurzlinks
- Zustellstatus von E-Mail und SMS
- Fehlerprotokolle
- Zweck:
- Betrieb, Sicherheit, Missbrauchserkennung und Statusanzeige im Dashboard
- Rechtsgrundlage:
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb)
- Speicherdauer:
- In der Regel bis zur Löschung des zugehörigen Vorgangs
4. Aufruf der Website und Kurzlinks
Beim Aufruf unserer Seiten verarbeiten wir technisch notwendige Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt und User-Agent, um die Auslieferung sicherzustellen und Missbrauch zu erkennen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Beim Aufruf eines Signatur-Kurzlinks protokollieren wir zusätzlich Zeitpunkt und eine gehashte Form der IP-Adresse, damit der Absender den Zustell- und Lesestatus nachvollziehen kann. Ein Tracking über Werbenetzwerke findet nicht statt.
5. Cookies und Analyse
Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Speichermechanismen ein, insbesondere zur Aufrechterhaltung deiner Anmeldung. Es werden keine Marketing- oder Tracking-Cookies gesetzt und keine externen Analysedienste eingebunden.
6. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung bestehen. Bei Übermittlungen in Drittländer stützen wir uns auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.
| Dienstleister | Zweck | Region |
|---|---|---|
| Supabase | Hosting der Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher | EU |
| Cloudflare | Auslieferung der Anwendung, Server-Laufzeit und Schutz vor Missbrauch | EU / global (Edge) |
| Resend | Versand von Einladungs-, Erinnerungs- und Abschluss-E-Mails | EU / USA |
| sms-tools.de | Versand von SMS-Einladungen und Einmal-Codes | EU |
| freeTSA (RFC-3161-Zeitstempeldienst) | Qualifizierter Zeitstempel für die Versiegelung signierter PDFs | EU |
7. Signaturnachweise
Zur Beweissicherung einer elektronischen Unterschrift protokollieren wir Zeitpunkte, Zustellwege, die vollständige IP-Adresse der unterzeichnenden Person zum Zeitpunkt der Signatur, den User-Agent sowie — bei der fortgeschrittenen Signatur — die Bestätigung eines Einmal-Codes mit maskiertem Ziel. Das fertige PDF erhält eine SHA-256-Prüfsumme und einen Zeitstempel. Diese Nachweise sind untrennbar mit dem Vorgang verbunden und werden nachträglich nicht verändert; sie können unter /pruefen verifiziert werden.
8. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Du kannst dein Konto jederzeit in den Einstellungen vollständig löschen; abhängige Daten werden dabei kaskadierend entfernt.
9. Deine Rechte
- Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Richte dein Anliegen an datenschutz@e-signing.io. Bist du Empfänger eines Dokuments, wende dich bitte zuerst an den Absender — er ist für diese Inhalte verantwortlich; wir leiten Anfragen an ihn weiter.
10. Beschwerderecht
Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist für uns der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz.
11. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Anwendung oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar.
Diese Angaben werden vom Anbieter gepflegt und beschreiben den aktuellen Stand der Anwendung. Sie stellen keine Rechtsberatung dar und ersetzen keine individuelle Prüfung.