Privacy Policy
This policy describes which personal data is processed when using E-Signing.io, for what purposes, and what rights you have.
Last updated: July 2026
1. Data controller
Represented by Tristan Craemer. Privacy inquiries: datenschutz@e-signing.io. A data protection officer has not been appointed as the statutory thresholds are not met.
2. Two roles: controller and processor
For our customers' own data (account, billing, support) we act as controller. For content you upload to E-Signing.io — documents, recipient data, attachments — we act exclusively as a processor under Art. 28 GDPR and only on your instructions. Details are set out in our Data Processing Agreement.
3. Data processed, purposes and legal bases
- Name
- E-Mail-Adresse
- Passwort-Hash
- Rolle im Workspace
- Firmendaten
- Purpose:
- Bereitstellung des Nutzerkontos, Zugriffssteuerung und Abrechnung
- Legal basis:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
- Retention:
- Bis zur Löschung des Kontos, danach unverzüglich gelöscht
- Inhalte
- Bilder und Logos
- Felddefinitionen
- Zahlungspläne
- Purpose:
- Erstellung, Versand und Signatur der von dir eingestellten Dokumente
- Legal basis:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Auftrag nach Art. 28 DSGVO
- Retention:
- Bis zur Löschung durch dich bzw. Ende des Vertrags
- Name
- E-Mail-Adresse
- Mobilnummer
- Gruppenzuordnung
- Purpose:
- Zustellung der Signaturlinks per E-Mail und SMS
- Legal basis:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Auftrag nach Art. 28 DSGVO
- Retention:
- Bis zur Löschung durch dich bzw. Ende des Vertrags
- Zeitpunkte von Aufruf, Öffnung und Unterschrift
- gehashte IP-Adresse (kein Klartext)
- User-Agent
- Bestätigung des Einmal-Codes (maskiertes Ziel)
- SHA-256-Prüfsumme und Zeitstempel des finalen PDFs
- Purpose:
- Beweissicherung der Unterschrift (Audit-Trail) und Integritätsnachweis
- Legal basis:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (Nachweisbarkeit der Signatur)
- Retention:
- Für die Dauer der Aufbewahrung des signierten Dokuments; Nachweise werden nicht nachträglich verändert
- Hochgeladene Dateien bis 25 MB
- Dateiname, Größe, Upload-Zeitpunkt
- Purpose:
- Beifügung angeforderter Nachweise zum signierten Dokument
- Legal basis:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Auftrag nach Art. 28 DSGVO
- Retention:
- Bis zur Löschung des zugehörigen Vorgangs
- Aufrufe von Kurzlinks
- Zustellstatus von E-Mail und SMS
- Fehlerprotokolle
- Purpose:
- Betrieb, Sicherheit, Missbrauchserkennung und Statusanzeige im Dashboard
- Legal basis:
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb)
- Retention:
- In der Regel bis zur Löschung des zugehörigen Vorgangs
4. Visiting the website and short links
When you visit our pages, we process technically necessary connection data such as IP address, timestamp and user agent to ensure delivery and detect misuse (legitimate interest). When a signature short link is opened, we additionally log the timestamp and a hashed form of the IP address so the sender can track delivery and read status. We do not use advertising-network tracking.
5. Cookies and analytics
We use only technically necessary storage mechanisms, in particular to keep you logged in. No marketing or tracking cookies are set and no third-party analytics services are embedded.
6. Recipients and processors
We use carefully selected service providers under data processing agreements. Where data is transferred to third countries, we rely on the European Commission's Standard Contractual Clauses.
| Provider | Purpose | Region |
|---|---|---|
| Supabase | Hosting der Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher | EU |
| Cloudflare | Auslieferung der Anwendung, Server-Laufzeit und Schutz vor Missbrauch | EU / global (Edge) |
| Resend | Versand von Einladungs-, Erinnerungs- und Abschluss-E-Mails | EU / USA |
| sms-tools.de | Versand von SMS-Einladungen und Einmal-Codes | EU |
| freeTSA (RFC-3161-Zeitstempeldienst) | Qualifizierter Zeitstempel für die Versiegelung signierter PDFs | EU |
7. Signature evidence
To provide evidence of an electronic signature, we log timestamps, delivery routes, the full IP address of the signer at the time of signing, the user agent and — for the advanced signature — confirmation of a one-time code sent to a masked destination. The finished PDF receives a SHA-256 checksum and a timestamp. This evidence is inseparably linked to the transaction and is never altered afterwards; it can be verified at /en/verify.
8. Retention and deletion
We store data only as long as necessary for the respective purpose or as required by statutory retention periods. You can fully delete your account in the settings at any time; dependent data is removed accordingly.
9. Your rights
- Access to the data processed about you (Art. 15 GDPR)
- Rectification of inaccurate data (Art. 16 GDPR)
- Erasure (Art. 17 GDPR) and restriction of processing (Art. 18 GDPR)
- Data portability (Art. 20 GDPR)
- Objection to processing based on legitimate interests (Art. 21 GDPR)
- Withdrawal of consent given, with effect for the future (Art. 7 (3) GDPR)
Please direct your request to datenschutz@e-signing.io. If you are a recipient of a document, please contact the sender first — they are responsible for that content; we will forward requests to them.
10. Right to lodge a complaint
You have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority. The competent authority for us is the Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz (Germany).
11. Changes
We update this policy whenever the application or the legal situation changes. The current version is always available on this page.
Diese Angaben werden vom Anbieter gepflegt und beschreiben den aktuellen Stand der Anwendung. Sie stellen keine Rechtsberatung dar und ersetzen keine individuelle Prüfung.