Viele Unternehmen verfügen bereits über Vertragsvorlagen in Word oder fertige PDF-Dokumente. Für einen elektronischen Signaturprozess müssen diese Unterlagen in der Regel nicht in einem neuen Vertragseditor nachgebaut werden. Sie können vorhandene Dateien weiterverwenden, sofern Inhalt, Format und Signaturablauf vor dem Versand geprüft werden.

Dabei sind drei Fragen voneinander zu trennen: Welches Dokument wird unterschrieben? Welche Art elektronischer Signatur ist erforderlich? Und wie wird der gesamte Vorgang nachvollziehbar dokumentiert?

PDF und DOCX erfüllen unterschiedliche Aufgaben

DOCX-Dateien eignen sich gut für die Erstellung und Bearbeitung von Verträgen. Texte, Tabellen, Klauseln und Platzhalter lassen sich in Word oder kompatiblen Programmen ändern. Gerade diese Bearbeitbarkeit ist jedoch problematisch, sobald die endgültige Fassung zur Unterschrift bereitsteht.

PDF ist für die Signaturphase meist das geeignetere Format. Seitenumbrüche, Schriftgrößen und Positionen bleiben stabil, und die signierte Fassung lässt sich unabhängig vom verwendeten Textverarbeitungsprogramm anzeigen. Zudem unterstützen PDF-Dateien etablierte Verfahren für eingebettete kryptografische Signaturen.

Ein typischer Ablauf lautet deshalb:

1. Vertrag als DOCX erstellen oder aus einer bestehenden Vorlage erzeugen.
2. Inhalt, Anlagen und Vertragsparteien abschließend prüfen.
3. Die freigegebene Fassung in PDF umwandeln.
4. Signaturfelder und Unterzeichnende festlegen.
5. PDF über den vorgesehenen Signaturprozess versenden.
6. Signiertes Dokument und Nachweise gemeinsam archivieren.

Die DOCX-Datei bleibt dabei die bearbeitbare Vorlage. Das PDF wird zur verbindlichen Versand- und Abschlussfassung.

Bestehende PDFs direkt weiterverwenden

Ein vorhandenes PDF kann meist ohne inhaltlichen Umbau hochgeladen und für die Unterzeichnung vorbereitet werden. Das gilt auch für Dokumente, die ursprünglich aus Word, einem ERP-System oder einer Kanzleisoftware exportiert wurden.

Vor dem Versand sollte geprüft werden:

• Ist das Dokument vollständig und gut lesbar?
• Sind alle Anlagen enthalten und eindeutig bezeichnet?
• Stimmen Namen, Anschriften, Beträge und Datumsangaben?
• Gibt es leere Seiten oder unerwünschte Kommentare?
• Ist das PDF passwortgeschützt oder gegen Bearbeitung gesperrt?
• Wurden Schriften korrekt eingebettet?
• Enthält die Datei bereits Signaturfelder oder alte Signaturen?

Ein sichtbarer Strich oder ein Text wie „Unterschrift Auftraggeber“ ist zunächst nur ein grafischer Platzhalter. Die eigentliche elektronische Signatur entsteht erst durch den Signaturvorgang. Vorhandene PDF-Signaturfelder können je nach Plattform übernommen werden; häufig werden die erforderlichen Felder jedoch im Versandprozess neu positioniert.

DOCX hochladen oder vorher in PDF umwandeln?

Manche Signaturplattformen nehmen DOCX-Dateien direkt entgegen. Im Hintergrund wird das Dokument dann üblicherweise in ein festes Anzeigeformat, häufig PDF, konvertiert. Unterzeichnet wird die erzeugte Fassung, nicht die weiterhin frei bearbeitbare Word-Datei.

Vor einer solchen Konvertierung empfiehlt sich eine Sichtprüfung. Unterschiedliche Schriftarten, externe Verknüpfungen, komplexe Tabellen, Formeln oder Makros können die Darstellung beeinflussen. Auch aktivierte Änderungsverfolgung und ausgeblendete Kommentare sollten vor dem Upload bereinigt werden.

Bei wiederkehrenden Verträgen ist es sinnvoll, eine freigegebene DOCX-Vorlage und eine definierte PDF-Ausgabe zu verwenden. So bleibt nachvollziehbar, welche Vorlage verwendet und welche konkrete Fassung unterzeichnet wurde.

Signaturfelder und Reihenfolge festlegen

Für jeden Vorgang muss eindeutig feststehen, wer was ausfüllen oder unterschreiben soll. Neben einem Signaturfeld können beispielsweise Datums-, Text- oder Auswahlfelder erforderlich sein.

Ein konkretes Beispiel: Ein Liefervertrag soll zuerst vom Lieferanten und danach vom Einkauf unterschrieben werden. Der Workflow weist beiden Personen eigene Felder zu und startet die zweite Einladung erst nach Abschluss der ersten Signatur. Alternativ kann eine parallele Unterzeichnung sinnvoll sein, wenn die Reihenfolge keine Rolle spielt.

Zu klären sind insbesondere:

• Wer unterzeichnet in welcher Rolle?
• Ist eine feste Reihenfolge erforderlich?
• Dürfen Unterzeichnende weitere Personen benennen?
• Welche Felder sind verpflichtend?
• Wann laufen Einladungen ab?
• Wer erhält die abgeschlossene Fassung?

Eine eingescannte Unterschrift oder ein eingefügtes Bild allein liefert keine belastbare Information darüber, wer es eingefügt hat. Ein geregelter Signaturprozess ergänzt die sichtbare Darstellung daher um Identifizierungs-, Integritäts- und Protokolldaten.

EES, FES oder QES passend auswählen

Die eIDAS-Verordnung unterscheidet zwischen einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signatur. Welche Stufe benötigt wird, hängt vom Dokument, dem Risiko, den gesetzlichen Formanforderungen und den Vereinbarungen der Parteien ab.

• Einfache elektronische Signatur (EES): etwa eine Bestätigung innerhalb eines dokumentierten Online-Prozesses. Sie kann für viele formfreie Vorgänge geeignet sein.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): muss eindeutig mit der unterzeichnenden Person verknüpft sein, deren Identifizierung ermöglichen und Veränderungen an den signierten Daten erkennbar machen.
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): basiert auf einem qualifizierten Zertifikat und wird mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt. Nach eIDAS hat sie in der EU die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

Eine QES ist nicht pauschal für jeden Vertrag erforderlich. Umgekehrt ersetzt eine beliebige Klickbestätigung nicht automatisch eine gesetzlich verlangte Schriftform. Zusätzlich können nationale Vorschriften, branchenspezifische Regeln oder Ausschlüsse für bestimmte Rechtsgeschäfte gelten. Bei Zweifeln zur Form sollte die konkrete Vertragsart rechtlich geprüft werden.

Audit-Trail und Dokumentintegrität

Zum abgeschlossenen Vertrag gehört mehr als das sichtbare Signaturbild. Ein Audit-Trail oder Abschlussprotokoll kann unter anderem dokumentieren:

• Versand- und Abschlusszeitpunkte,
• Statusänderungen im Workflow,
• verwendete Authentifizierungsschritte,
• Zuordnung von Feldern und Rollen,
• technische Ereignisse während der Unterzeichnung,
• Hashwerte oder andere Integritätsnachweise.

Das Protokoll ist nicht mit der Signatur selbst gleichzusetzen. Es ergänzt den Nachweis über den Prozess. Bei kryptografisch signierten PDFs kann ein geeignetes Prüfprogramm außerdem anzeigen, ob das Dokument nach der Signatur verändert wurde und ob das verwendete Zertifikat validiert werden kann.

Für eine langfristige Prüfung sollten Vertrag, Signaturen, Zertifikatsinformationen und Prozessnachweise zusammen aufbewahrt werden. Ein bloßer Ausdruck enthält diese technischen Informationen nicht vollständig.

DSGVO im Signaturprozess berücksichtigen

Verträge enthalten regelmäßig personenbezogene Daten. Unternehmen sollten deshalb prüfen, welche Daten die Signaturplattform verarbeitet, wo sie gespeichert werden und welche Dienstleister beteiligt sind.

Zu den praktischen Prüfpunkten gehören:

• Vertrag zur Auftragsverarbeitung, soweit erforderlich,
• Rollen und Verantwortlichkeiten der Beteiligten,
• Speicher- und Löschfristen,
• Zugriffsrechte innerhalb des Unternehmens,
• Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung,
• Unterauftragsverarbeiter und mögliche Drittlandtransfers,
• Datenminimierung bei Authentifizierung und Protokollierung.

Nicht jede Person benötigt Zugriff auf sämtliche Verträge. Rollenbasierte Berechtigungen und getrennte Arbeitsbereiche können verhindern, dass Dokumente unnötig breit verfügbar sind.

Typische Fehler bei vorhandenen Vertragsdateien

In der Praxis entstehen Probleme häufig vor der eigentlichen Signatur. Dazu zählen eine nicht abgeschlossene Änderungsverfolgung, fehlende Anlagen, unleserliche Scans oder ein nachträglicher Austausch einzelner Seiten.

Auch Änderungen nach einer bereits geleisteten Signatur sind kritisch. Muss der Vertragsinhalt korrigiert werden, sollte regelmäßig eine neue Fassung erstellt und erneut zur Unterzeichnung versendet werden. Die alte Version bleibt mit ihrem Status im Archiv, statt stillschweigend überschrieben zu werden.

Bei gescannten Altverträgen ist außerdem zu unterscheiden: Der Scan bildet ein früher unterschriebenes Papierdokument ab. Eine neue elektronische Signatur auf dem Scan bestätigt nicht automatisch Inhalt und Entstehung der ursprünglichen Papierunterschriften.

Praxisbeispiel: NDA aus einer Word-Vorlage

Ein Unternehmen verwendet seit Jahren eine DOCX-Vorlage für Vertraulichkeitsvereinbarungen. Die zuständige Person ergänzt Vertragspartner, Zweck und Laufzeit, entfernt interne Kommentare und exportiert die freigegebene Version als PDF. Anschließend werden zwei Signaturfelder zugewiesen und die Unterzeichnung parallel gestartet.

Nach Abschluss werden PDF und Audit-Trail unter derselben Vertragsnummer gespeichert. Die Word-Datei bleibt als Vorlage erhalten, wird aber nicht als signierte Vertragsfassung behandelt. Auf diese Weise lässt sich der vorhandene Vertrag weiterverwenden, ohne ihn in einem neuen System nachzubauen.

Kompakte Checkliste vor dem Versand

Vorhandene Vertragsdateien lassen sich zuverlässig weiterverwenden, wenn der Übergang von der Bearbeitung zur Signatur klar definiert ist:

• Inhalt und Anlagen finalisieren.
• Änderungen und Kommentare entfernen.
• DOCX in eine stabile PDF-Fassung umwandeln.
• Signaturstufe anhand von Form und Risiko festlegen.
• Unterzeichnende, Rollen und Reihenfolge prüfen.
• Pflichtfelder und Authentifizierung konfigurieren.
• Testweise Darstellung auf unterschiedlichen Geräten prüfen.
• Signiertes PDF und Prozessnachweise gemeinsam archivieren.

Der technische Upload ist damit nur ein Teil des Vorgangs. Entscheidend ist, dass genau die freigegebene Fassung unterzeichnet wird und der gesamte Ablauf später nachvollzogen werden kann.